Un plan de mantenimiento para flotillas es crucial para lograr la eficiencia y bajos costos. La parte difícil es saber dónde empezar y cuando hacer mejoras sobre la marcha, así como ejecutar el plan ordenadamente.
A continuación, describimos un proceso de seis sencillos pasos para el efectivo mantenimiento para flotillas de trabajo, basado en ideas de Josh Adam, consultor experto en el tema y fundador de Inta Maintenance.
Paso 1: Identificar. “Lo que vemos o sabemos”
Este paso vale por dos: consiste en identificar lo que ya se sabe o podría descubrirse sobre un recurso (o un trabajador), y luego comunicárselo a las personas adecuadas.
Se puede aprender mucho sobre los recursos con los que cuenta la empresa a través del mantenimiento preventivo y correctivo; en este caso, las lecturas frecuentes de los medidores son cruciales en el mantenimiento preventivo y para impulsar una estrategia.
El mantenimiento correctivo en sí incluye la reparación de averías y el mantenimiento programado.
Este segundo es la pieza fundamental del éxito en cuestión del tiempo de trabajo, ya que nos permite programar una reparación para cuando sea más conveniente, y mientras tanto seguir trabajando con el personal y los recursos.
También es la clave para asegurar que el personal comprometido no se sienta ignorado. Si alguien en el equipo genera una solicitud de mantenimiento que fuera rechazada, es importante proporcionarle comentarios claros que le expliquen el motivo.
De lo contrario, los miembros del equipo pueden sentirse desanimados y no mantener sus esfuerzos para identificar el trabajo correctivo potencial dentro del plan de mantenimiento.
Un software de mantenimiento de flotilla puede fungir como una herramienta útil, el cual nos ayude a observar y a escuchar, agregando toda la información que el personal relevante necesite sobre los vehículos de la flotilla.
Paso 2: Plan. “Lo que tenemos que hacer”
Protocolos de trabajo bien planificados: ¿Qué hay que hacer? ¿Cuánto tiempo tardará? ¿Qué habilidades se requieren? ¿Qué materiales se necesitan? ¿Qué herramientas o procedimientos se requieren?
Algo importante en la etapa de planificación es asegurarse de que se está resolviendo el problema correcto.
Es posible que algún vehículo tenga un neumático desgastado y que deba ser reemplazado, pero el verdadero problema de la raíz podría ser un ajuste de la dirección fuera del margen de tolerancia. Así que mientras alguien reemplaza el neumático, el problema subyacente podría quedar ahí.
La planificación de calidad conduce a un trabajo bien hecho que llevará a una mayor productividad y a un menor tiempo de inactividad.
Paso 3: Programa. “Programar los tiempos de trabajo”
El objetivo final de este punto es maximizar el éxito de su agenda. Si el trabajo está programado pero no se ha completado, esto sólo acumulará cada vez mayor cantidad de tareas inconclusas. Esto significa más trabajo y tiempo desperdiciado.
Para resolver este punto, se recomienda pactar acuerdos con el equipo de operaciones o proveedores de servicios. Hay importantes puntos a revisar: como son el tiempo de inactividad máximo permitido para un recurso o elemento del equipo y el mejor momento para iniciar las tareas.
Reúna todo el trabajo sobre un recurso que se puede completar en el marco del tiempo acordado.
Una regla de oro es la 80:20. Esto es que alrededor del 80 por ciento del tiempo de un técnico debe asignarse al trabajo programado, mientras que el 20 por ciento restante debe asignarse a la administración y reparaciones inesperadas.
Antes de que comience la próxima semana laboral, es importante saber qué se va a abordar.
Programar todo con antelación permitirá medir mejor la precisión de los esfuerzos de planificación y programación. También ayudará a preparar la próxima semana y evitará que el personal y los recursos permanezcan inactivos en la tienda, fábrica o empresa.
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Paso 4: Ejecutar. “Haciendo el trabajo”
Un buen proceso de mantenimiento permite a los técnicos trabajar correctamente a la primera. Esto se puede lograr de la siguiente forma:
- Asegurándose de que el personal reciba la capacitación adecuada y esté equipado para llevar a cabo las tareas asignadas. En caso de realizarse una subcontratación, habrá que verificar la calidad del trabajo de los proveedores
- Creando instrucciones de trabajo de alta calidad que sean claras y concisas y que definan qué trabajo debe realizarse, así como las repercusiones si no se cumplen los estándares.
- Supervisando el trabajo periódicamente realizando visitas para observar a los proveedores de servicios (si estos están incluidos en el contrato de la flotilla).
Las tareas cruciales deben estar sujetas a controles por parte de supervisores o asesores independientes para asegurarse de que un par de ojos extra estén al pendiente del trabajo.
Paso 5: Tareas completadas. “Seguimiento después del trabajo”
Incluso cuando se completan las reparaciones, el trabajo no se detiene allí. El siguiente paso es mantener registros precisos. De lo contrario ¿de qué sirvió todo el esfuerzo si no sabemos cómo mejorar y evitar repetir errores?
Las órdenes de trabajo detalladas en un software que ayude a optimizar el mantenimiento de la flotilla permitirán registrar mejor toda la información relevante sobre una reparación, lo que también sirve para determinar el tiempo real de inactividad de un recurso, los costos y más.
Esto nos ayudará a tener un equipo más confiable y, por lo tanto, reducirá las averías inesperadas; también conducirá a una planificación precisa en los tiempos de tareas, lo que se traduce en un mayor tiempo de funcionamiento y en instrucciones de trabajo de mejor calidad.
Paso 6: Analizar. “Midiendo el trabajo”
Henry Ford alguna vez dijo: “Si siempre haces lo que siempre has hecho, siempre obtendrás lo que siempre obtienes”.
Si ya se cuenta con los datos ¡tenemos que usarlos! Es importante aprovechar al máximo el dinero y actuar con rapidez en los casos de discrepancias u oportunidades como las siguientes:
- Duración de la tarea
- Materiales o cantidad de materiales.
- Pasos de trabajo fuera de secuencia.
- Requisitos de trabajo con o sin recursos.
- Cambios de datos en tareas o intervalos.
Al final del día, la creación de un proceso de mantenimiento dentro de nuestra flotilla es clave para completar las reparaciones de manera eficiente; también es crucial para dar seguimiento efectivo y hacer que los trabajadores se metan a fondo en las dinámicas.
Fuente: Fleetio